Penomoran Rekam Medis

penomoran rekam medis

NOTE : Referensi bisa di download di bagian bawah artikel, semoga kamu terbantu dari ketikan ini.

Hallo Sahabat, ada yang galau kenapa susah sekali mencari referensi yang pas tentang penomoran RM di internet, mulai dari pemabahsan di jurnal tidak lengkap sampai tidak dapat mencari kelemahan dan keuntungan setiap jenis penomoran yang menggunakan referensi yang jelas…Jadi, kali ini kita akan membahas tentang penomoran rekam medis.

Penomoran rekam medis digunakan untuk membedakan rekam medis pasien yang satu dengan yang lainya. Duplikasi penomoran yang terjadi pada umumnya disebabkan oleh proses identifikasi yang kurang tepat sehingga menyebabkan seorang pasien mendapat lebih dari satu nomor rekam medis. Hufffman (2011) dalam Mayasari (2020) mengemukakan bahwa jenis penomoran Rekam Medis terdapat serial, unit dan serial unit.

Sistem Penomoran Unit (Unit Numbering System/UNS)

Untuk rumah sakit yang sudah lumayan besar dan cukup maju, bisanya unit kerja rekam medis tersebut sudah menggunakan nomor secara unit berarti satu pasien terus menggunakan 1 nomor rekam medis. Semisal pasien tersebut mendapatkan nomor 00-00-01, maka nomor tersebut yang akan terus menjadi nomor rekam medis nya. Maka rumah sakit perlu mempersiapkan manajemen dari segi fasilitas dan SDM untuk menunjang pelaksanaan penomoran secara unit tersebut. Untuk era digitalalisasi sekarang, untuk ngecheck apakah pasien tersebut pernah atau belum berobat di rs tersebut. Bisa di check melalui SIMRS di rumah sakit tersebut. Tapi jika masih manual dalam proses pengolahan rekam medis nya, maka bisa di chek melalui KIUP.

Indradi (2017) mengemukakan bahwa Dalam UNS (Unit Numbering System), setiap pasien mendapat satu nomor rekam medis yang digunakan selamanya. Pasien mendapat nomor rekam medis baru pada saat datang pertama kali sebagai pasien baru, misalkan nomor 65-43-21. Selanjutnya setiap kali datang berkunjung lagi, baik untuk pelayanan rawat jalan maupun rawat inap, nomor yang digunakan adalah nomor 65-43-21 tersebut. Dengan demikian berkas rekam medis pasien tersebut akan semakin tebal seiring dengan perjalanan berobatnya karena seluruh riwayat kesehatannya terkumpul dalam folder berkas rekam medis nomor 65-43-21 tadi.

Penomoran secara unit berarti harus mempersiaplan SDM yang mempuni juga, minimal harus dari D3 Perekam dan Informasi Kesehatan. Karena Pendidikan D3 Perekam dan Informasi Kesehatan tentunya memiliki pengalaman dan pembelajaran bagaimana mengolah rekam medis dalam jenis penomoran secara UNIT. Dikhawatirkan jika bukan berasal dari latar belakang D3 Perekam dan Informasi Kesehatan maka rentan terjadi kesalahan dalam menaruh RM dalam satu folder karena Seluruh RM harus disimpan dalam satu berkas yang memiliki nomor RM yang sama.

Bagan Sistem Penomoran UNS Menurut Indrani (2017)

Kelemahan dan keuntungan UNS menurut Indradi (2017).

Kelemahan UNS

  • Pelayanan bisa lebih lama pada pasien kunjungan ulang. Hal ini karena pasien kunjungan ulang (pasien lama) harus menunggu dulu untuk dicarikan berkas rekam medisnya agar bisa digunakan lagi pada kunjungan ulang tersebut. Semakin lama mencarinya maka semakin lama pasien itu menunggu. Kondisi ini bisa diatasi dengan menata berkas dengan benar dan melatih petugas untuk menyimpan sesuai metode tersebut.
  • Folder rekam medis bisa menjadi terlalu tebal pada pasien yang sering berkunjung ulang atau pasien dengan rawat inap lama. Hal ini terjadi karena semua lembar rekam medis pasien disimpan dalam satu folder dengan satu nomor rekam medis. Kondisi ini bisa diatasi dengan memecah folder menjadi dua atau beberapa folder tapi tetap dengan satu nomor rekam medis. Pada masing-masing folder pecahan ini harus dituliskan kode jilidnya, misalnya “bundel 1 dari 2”, “bunder 2 dari 2”, untuk memandu petugas yang mencari.
  • Pasien harus tertib menyimpan KIB dan membawanya ada saat berobat.
  • Petugas harus tertib menyimpan KIUP dan mengisinya pada saat pasien datang berobat.

Keuntungan UNS

  • Riwayat kesehatan pasien terkumpul utuh dalam satu folder dengan satu nomor rekam medis. Hal ini akan sangat membantu dan memudahkan dokter untuk mempelajari hal-hal yang pernah terjadi dan yang telah diberikan kepada pasien tersebut.
  • Menghemat penggunaan folder dan nomor rekam medis. Hal ini bisa dipahami karena satu pasien hanya menggunakan satu folder dan satu nomor rekam medis walaupun pasien tersebut datang berulang-ulang.

Sistem Penomoran Seri (Serial Numbering System/SNS)

Nah,,, untuk penomoran secara seri ini bisasanya digunakan untuk rumah sakit yang kurang mempunyai SDM rekam medisnya. Bisa juga dikatakan rumah sakit yang masih belum maju. Kenapa? karena penomoran secara seri ini memungkinkan pasien selalu mendapat nomor baru ketika berobat. semisal nomor pasien hari ini dapat nomo rm 00-00-01, minggu depan pasien itu datang lagi dan dapat nomor baru 00-00-02. artinya data rekam medis nya tidak berkesinambungan dalam satu nomor rekam medis. hal ini dapat menyulitkan pihak dokter untuk mereview kembali riwat pengobatan pasiennya.

Pedoman pengelolaan rekam medis tahun 2006 revisi III dalam Maliang, Imran, dan Alim (2019) mengemukakan bahwa pemberian nomor secara seri yang dimana sistem ini setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit/puskesmas selalu mendapat nomor yang baru setiap kunjungan ke rumah sakit/puskesmas.

Indradi (2017) menyebutkan bahwa Dalam SNS, pasien selalu akan mendapat berkas rekam medis dengan nomor rekam medis baru setiap kali berobat. Misalnya pasien sudah pernah berobat 5x maka pasien tersebut memiliki 5 beras rekam medis dalam 5 folder, masing masing folder memiliki nomor rekam medis berbeda dan berada pada lokasi penyimpanan yang berbeda pula.

Sistem Penomoran SNS Menurut Indrani (2017)

Kelemahan dan keuntungan SNS menurut Indradi (2017)

Kelemahan

  • Riwayat kesehatan pasien terpisah dalam beberapa folder dengan nomor RM (Rekam Medis) yang berbeda. Hal ini bisa menyulitkan bila dokter membutuhkan informasi lengkap dari riwayat kesehatan pasien tersebut.
  • penggunaan nomor RM dan folder menjadi boros karena satu pasien bisa menggunakan lebih dari satu nomor bergantung kepada jumlah kunjungannya.
  • petugas harus tertib menyimpan KIUP dan mengisinya pada saat pasien datang berobat.

Keuntungan

  • Pelayanan bisa lebih cepat karena pasien tidak perlu menunggu petugas mencari berkas rekam medisnya yang terdahulu.

Sistem penomoran Seri – Unit (Serial Unit Numbering System/SUNS)

Nah penomoran satu ini cukup unik… Karena kita tidak dapat memilih salah satu antara unit atau seri, jadi kita harus menggabungkan keduanya kaya perasaanmu terhadap aku dan dan cowo itu. eh loh kok jadi curhat…. oke lanjut…. seperti yang saya bilang di awal tadi. SUNS merupakan kombinasi antara unit dan seri. Pasien datang dan diberikan dengan nomor yang baru tapi kemudian RM nya akan digabungkan dalam satu folder atau berkas rekam medis sesuai nomor rm pasiennya yang terakhir.

Sebelum itu saya tegaskan dulu, Jadi patokan kita dalam kasus ini rs tersebut masih menggunakan KIUP (kartu indeks utama pasien) jadi setiap pasien datang, nomor rekam medis tersebut di catat ke KIUP beserta tanggal kunjungannya. jadi semisal RS tersebut punya SIMRS, maka KIUP tidak diperlukan lagi.

Jadi gambaran dilapangannya seperti ini…. Ketika pasien itu datang, pasien itu akan mendapatkan nomor baru semisal 00-00-01. Minggu depannya pasien itu datang lagi (ett dah suka bener ke RS, tau deh bagian pendaftaranya biasanya cantik cantik) eh loh… oke lanjut,,,, sewaktu minggu depannya pasien itu datang, pasien itu akan mendapatkan nomor baru semisal 00-00-02. Setelah itu petugas mencatat nomor dan tanggal kunjungan nya di KIUP. Sewaktu pelayanan selesai dan pasien itu pulang, petugas di bagian penyimpanan rekam medis akan menggabungkan berkas-berkas rekam medis pasien tersebut kedalam berkas rekam medis dengan nomor terakhirnya. Pada kasus diatas nomor rekam medis yang dipakai adalah 00-00-02.

Pedoman pengelolaan rekam medis tahun 2006 revisi III dalam Maliang, Imran, dan Alim (2019) mengemukakan bahwa pemberian secara seri unit yaitu setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit/puskesmas diberikan satu nomor baru tetapi rekam medisnya yang terdahulu digabungkan dan disimpan dibawah nomor yang paling baru sehingga terciptalah satu unit rekam medis.

Sistem Penomoran SUNS menurut Indradi (2017)

Kelemahan dan keuntungan SUNS menurut Indradi (2017)

Kelemahan

  • Penggunaan nomor rekam medis dan folder menjadi lebih boros karena satu pasien bisa menggunakan lebih dari satu nomor bergantung kepada jumlah kunjungan nya.
  • Petugas harus tertib menyimpan KIUP dan mengisinya pada saat pasien datang berobat.
  • Petugas harus tertib mengecek dan (bila perlu) mencari berkas rekam medis terdahulu untuk digabungkan dengan berkas rekam medis saat ini sebelum akhirnya disimpan di lokasi yang sesuai dengan nomor rekam medis saat ini.
  • Petugas harus tertib memberi catatan “digabung ke nomor xx-xx-xx” pada lokasi berkas rekam medis terdahulu agar tidak kehilangan jejak dikemudian hari.

Keuntungan

  • Pasien bisa dilayani lebih cepat karena tidak perlu menunggu dicarikan berkas rekam medis terdahulunya.
  • Seluruh riwayat kesehatan pasien terkumpul menjadi satu sehingga memudahkan dokter untuk mempelajari perkembangan kondisi pasien selama periode yang dibutuhkan.

Nahhh,,, begitulah guys yang bisa saja uraikan.. link referensi bisa di download dibagian bawah yah,, Oiya untuk pendapat Indradi saya memakai buku dari yang beliau tulis. bisa dilihat gambarnya

Buku dr. rano indrad.s terbitan baru 2017

link referensi jurnal

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.